如何做好公务接待工作

【摘 要】作为一个城市的形象窗口,每天都会有来自四面八方、不同阶层的观众到展览馆参观,这其中包括公务接待.公务接待工作的圆满完成,决定着领导对这里能否留下良好印象,是至关重要的.这就需要讲解员在讲解的过程中,既能达到领导参观的预期效果和目的,又能让领导留下良好印象.文章就如何做好公务接待工作进行了探讨.

【关 键 词 】公务接待;内容和路线;时间;礼仪工作;总结

博物馆的讲解员作为一个城市的形象窗口,每天都向观众展示着这个城市最美好最精彩的一面.作为讲解员,每天都会接待来自各个阶层的观众群到馆参观.而这些观众群当中,可分为学生团体、散客、旅游团体和公务接待.公务接待工作的圆满完成,决定着领导能否留下良好印象,是至关重要的.那么如何做好公务接待工作,达到领导参观的预期效果和目的,这就是我们讲解员需要去探讨和把握的课题.本人从自身的讲解经历中,总结了一些经验,介绍如下:

一、做好讲解的前期准备工作,确定好讲解的内容和路线,是每个讲解员做好讲解工作的第一步

第一点,前期准备工作要做好,把握好公务接待的相关重要信息.公务接待来访之前,通常会传真一份预约来函或者联系到本单位的工作人员.当讲解员接到公务接待的工作时,首先要看看接待函上的内容,掌握好自己需要了解的相关信息.例如公务接待的对象,他/她的,所在的城市,学历背景,工作单位和主要职责,来馆考察目的以及兴趣爱好等,以便早点确立领导的兴趣点,设定好讲解的内容.如果预约来函的信息不全,自己就要积极主动,通过联系好该接待的相关陪同人员,做好咨询工作.最后除了从预约来函那里收集信息之外,还可以提前在网上查询资料,进一步掌握更多信息,以便更好地做好讲解内容的准备.第二点,根据预约来函的信息和对方联系人提供的信息,针对这批公务接待的来访考察目的、时长,提前准备好讲解词.讲解员要及时地在讲解词中搜出讲解内容与对方工作内容、考察目的、主要人物有联系的版面.另外还要掌握近期我市的时事热点、政策动向、施政纲领等,以便在讲解过程中,将政府的相关政策和口号,能准确无误地表达出来.最后根据自己整理好的综合情况,调整好讲解词,做好对主要及次要内容参观路线的把握,圆满完成公务讲解接待工作.

二、把握好公务接待的讲解时间,有助于讲解工作的顺利开展

如果有提前踩点人员或者陪同人员到场,等候期间可以跟他们进行交谈,咨询下这次接待在我馆的参观时间,再根据具体情况,确定讲解时间为一小时或者30分钟.另外,当这次公务接待的参观时间有变动,尤其是由于对方原因而要求缩短参观时间的,讲解员要学会及时调整,把握好讲解时间,尽量将其感兴趣的内容都浓缩精华,让其满载而归.

三、做好礼仪工作,是每个讲解员必备的基本要求

我们需要做好的礼仪工作主要包括化妆礼仪和接待礼仪.作为一名讲解员,首先要做好化妆礼仪.讲解员是代表整个馆,甚至是一个城市的形象,能否给领导留下良好印象至关重要.在接到公务接待工作任务时,讲解员要提前适当化好淡妆,仪容仪表要做到自然、协调、美观,并穿好工装和工鞋,佩戴好工作牌和手表.在公务接待来馆之前,讲解员最好做到提前十分钟至十五分钟到大门迎接等候.除了化妆礼仪,我们还要在讲解过程中做好接待礼仪工作.接待礼仪是讲解员整体素质水平的真实体现.讲解员在讲解过程中,如果一味地展现同一个表情,语速过快或者过慢,整个感情基调都保持一致,这样的讲解会令对方感到很平淡很无趣,对展览没有过多的期待与.因此,讲解员在讲解过程中,必须要做到热情诚恳,态度和蔼,文明用语,微笑服务.这不管对于公务接待,还是普通观众都很适用.让每一位来馆参观者都有如沐春风,宾至如归的感觉.对于领导提出的问题,都要做到应答对流,灵活处理,尽量展现沉着、大方.或许有时对方在参观的时候会出现注意力不集中,兴趣不高,或者很疲倦的情况.如果当你发现这种情况,就应该多讲对方熟悉的、感兴趣的内容,并且适当地增加互动环节,让其参与其中,满载而归.

四、及时做好总结工作,提高自身讲解业务水平

每一次公务接待工作,都是一次珍贵的学习机会和经历,做好每次的总结工作,有益于讲解员不断提高自身业务水平.讲解员在接待工作完毕后,就应该仔细回想自己刚才的讲解过程,做好笔录,取长补短.及时做好总结工作有助于讲解员不断提高讲解业务水平,圆满地完成每次公务接待工作.

综上所述,不管是什么类型的接待工作,我们都可以按照公务接待工作的级别来认真对待,真心真意做好每一次的接待工作.而这其中,如何做好公务接待工作,这项课题是我们必须要深入探讨,多思考,多学习的.只有做好这项工作,我们才能成为一名优秀的讲解员,日后为更多的观众提供优质的讲解服务.

如何做好公务接待工作参考属性评定
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